Bagaimana memberikan presentasi yang menarik dan efektif ?
Presentasi
merupakan satu bagian tak terpisahkan dari kegiatan kita sebagai
peneliti. Dengan presentasi, kita berusaha mengkomunikasikan ide kita
secara langsung kepada pendengar yang berarti juga pada komunitas ilmiah
(thought collective).
Beberapa kali saya melihat di gakkai,
banyak peneliti yang sebenarnya materinya sangat menarik, tapi cara
mempresentasikan idenya membuat orang malas mengikuti. Ada yang
presentasi sambil membaca teks, ada yang terlalu banyak memakai animasi
power point yang tidak perlu (huruf loncat-loncat, bendera
berkibar-kibar), ada juga yang presentasi seperti membaca hafalan tanpa
sekalipun eye-contact dengan pendengar. Sebaliknya, ada juga presentasi
yang disajikan amat menarik, efektif, mampu berkomunikasi dengan
audience, kadang diselingi humor, sehingga mampu meraih perhatian
pendengarnya.
Cara yang mudah untuk menilai presentasi kita
adalah dari pertanyaan yang diajukan. Presentasi yang menarik, akan
memancing banyaknya pertanyaan dan komentar dari pendengar, walau
komentar yang bersifat kontra/serangan balik sekalipun. Sebaliknya,
kalau tidak ada pertanyaan sama sekali dari pendengar, berarti
presentasi kita gagal, penelitian kita tidak menarik, atau membosankan
(pendengar mungkin ingin agar sesi kita cepat selesai untuk beralih ke
pembicara berikutnya).
Saat masih kuliah
dulu, saya kurang memikirkan pentingnya mempelajari teknik presentasi
agar ide kita bisa terkomunikasikan kepada thought-collective. Minggu
yll. professor di lab. saya (Prof. Hasegawa) menyampaikan rangkuman
beliau ttg. tips-tips dalam presentasi penelitian. Rangkuman tsb.
bersumber dari artikel di Bio Nikkei business bulan November 2001, dan
dimodifikasi berdasarkan pengalaman beliau sebagai peneliti di bidang
medical imaging.
7 tips agar anda sukses dalam presentasi
Point
1 : Untuk meyakinkan pendengar, jangan memilih cara inkonvensional
(tidak lazim), tapi sampaikan presentasi yang "berisi" agar bisa
difahami oleh pendengar.
Hal yang sangat penting dalam memberikan
presentasi, adalah kemampuan persuasi dari materi yang disajikan.
Hindarkanlah memakai trik atau cara inkonvensional yang kurang perlu,
agar tidak mengurangi reliability dari materi yang disampaikan. Jika
pendengar presentasi anda terdiri dari para ekspert, presentasi yang
bersifat "menyerang", "straight", "smash" lebih efektif. Sebalikya, jika
cara presentasi anda terlalu bertele-tele, berakibat menurunnya
konsentrasi ekspert pendengar yang berusaha memahami penelitian anda.
Untuk meningkatkan reliability, tidak ada jalan lain kecuali
meningkatkan mutu dari materi yang dipresentasikan. Untuk itu, sebelum
melakukan presentasi, diperlukan kerja keras untuk memilih, merangkai
materi yang akan disajikan.
Salah satu cara yang sering ditempuh,
adalah memberikan penekanan pada isi yang dianggap penting. Misalnya
mengatakan "Temuan yang paling penting dalam penelitian ini adalah
....", selanjutnya diikuti dengan penjelasan bagian yang dimaksud. Cara
lain misalnya dengan beberapa kali memperlihatkan data yang penting,
agar pendengar memberikan perhatian lebih terhadap data tsb. Dengan cara
tersebut, ide anda dapat tersampaikan secara efektif pada pendengar.
Point 2 : Faktor penting dalam presentasi adalah keseluruhan ide yang disampaikan harus dapat difahami oleh pendengar
Dalam
presentasi, sangat penting bahwa ide yang disampaikan dapat difahami
secara keseluruhan oleh pendengar. Untuk itu, saat menyiapkan slide,
pada bagian awal jelaskan item-item apa saja yang akan dibahas.
Selanjutnya jelaskan secara detail masing-masing item tersebut. Hal yang
sama dilakukan juga saat menjelaskan tiap item/sub bahasan.
Pertama-tama jelaskan secara singkat hal apa saja yang akan dibahas,
baru diikuti dengan penjelasan detail masing masing sub bahasan.
Misalnya
anda ingin menjelaskan karakteristik metode yang anda teliti.
Pertama-tama jelaskan ada berapakah karakteristik dari metode tsb.
Setelah itu, diikuti dengan menjelaskan masing-masing karakteristik
tersebut secara berurutan dan terstruktur.
Jika anda menjelaskan
hasil eksperimen, pertama-tama jelaskan bagian terpenting dari hasil
tersebut dengan kalimat yang sederhana dan mudah ditangkap. Baru
kemudian siapkan slide yang menjelaskan secara detail karakteristik
hasil yang diperoleh.
Dengan membuat slide terstruktur seperti
ini, saat anda menyampaikan presentasi, ide keseluruhan/outline dengan
sendirinya akan dijelaskan pada awal dari slide presentasi. Misalnya
"Pada metode ini ada tiga karakteristik yang penting. Ketiga hal tsb.
masing-masing A, B dan C. Penjelasan selengkapnya dari ketiga
karakteristik tersebut adalah sebagai berikut. ...... ".
Point 3 : Pada akhir presentasi, sangat dianjurkan untuk mengulas kembali point-point penting yang dipresentasikan
Pada
slide terakhir, sangat dianjurkan untuk mengulas kembali bagian-bagian
penting yang perlu "digarisbawahi". Anda dapat mengawalinya dengan
kalimat sbb. "Demikian telah kami jelaskan penelitian mengenai W.
Sebelum menutup presentasi ini, kami ingin mengulang kembali beberapa
hal dan temuan penting dalam penelitian ini". Untuk menjelaskan per
point, anda dapat memakai kalimat misalnya sbb. "Pada studi ini, ada
tiga temuan penting, yaitu X, Y dan Z." Diikuti dengan menjelaskan
masing-masing X, Y dan Z. Pemakaian kata "tiga" pada kalimat di atas,
yang menunjukkan "banyaknya point" akan sangat membantu pendengar untuk
memahami dan mengingat hal-hal yang akan disampaikan.
Dalam
penyampaian tsb., anda perlu memikirkan cara pengungkapan yang paling
jitu, dan paling berkesan (chikara wo ireta hanashi-kata), akan tetapi
tidak jangan sampai terkesan tergesa-gesa. Fikirkan dengan
sebaik-baiknya point-point penting mana yang akan anda sampaikan.
- Misalnya tujuan presentasi tsb. adalah menjelaskan suatu metode, maka point
yang penting untuk diulang adalah segi : keunggulan dan originality.
- Misalnya anda ingin menyampaikan hasil yang menarik dari suatu eksperimen,
maka anda dapat mengulang angka-angka yang mendukung hasil akhir
eksperimen tsb. seperti misalnya recognition rate, error-rate.
Yang
manapun yang akan anda sampaikan, anda harus membuat alur cerita yang
logis, dengan menyampaikan data yang dapat meyakinkan pendengar. Data
seperti ini janganlah ditampilkan secara tiba-tiba pada slide yang
terakhir, melainkan harus disampaikan pada tengah alur presentasi.
Penyampaian
pada slide terakhir harus bersifat hanya sebagai ulangan. Kalau pada
slide terakhir tersebut anda justru menampilkan hasil eksperimen yang
sama sekali baru dan belum pernah diperkenalkan pada slide sebelumnya,
justru akan berakibat membingungkan pendengar dalam menangkap bagian
penting presentasi anda.
Point 4 : Pemakaian demonstrasi
eksperimen merupakan hal yang menarik. Siapkan beberapa alternatif yang
akan didemonstrasikan pada pendengar.
Catatan : tulisan ini
dibuat untuk Hasegawa Laboratory, yang salah satu penelitiannya adalah
virtual reality (VR). Jadi yang dimaksud "demonstrasi" di sini adalah
memperlihatkan cara kerja software yang telah dibuat tentang tema-tema
VR, simulasi virtual endoscopy, dsb. Bisa juga demonstrasi dalam bentuk
peragaan alat yang telah dibuat dsb.
Anda dianjurkan agar dalam
presentasi (di tengah atau akhir) dapat menyajikan demonstrasi software
atau menunjukkan cara kerja alat yang telah dibuat. Demonstrasi yang
memakai animasi, moving picture, akan memberikan sentuhan tersendiri
yang efektif bagi peningkatan kualitas presentasi. Hal ini akan membuat
pendengar lebih yakin atas hasil eksperimen yang telah anda jelaskan.
Jika
tujuan presentasi adalah untuk memberikan impresi pada metode, pada
bagian demonstrasi, tunjukkan contoh hasil yang memberikan impact kuat
atas hasil eksperimen. Jangan lupa, sebelumnya anda perlu jelaskan
secara lisan kepada pendengar, bahwa anda akan memperlihatkan sebuah
demonstrasi. Hal ini penting karena akan membuat perhatian pendengar
terfokus pada demo yang akan anda perlihatkan.
Biasanya cukup 1
jenis demonstrasi saja yang diperlihatkan. Akan tetapi, untuk
mengantisipasi terjadinya kegagalan, sebaiknya disiapkan beberapa jenis
demonstrasi yang memiliki karakteristik berlainan, sekitar 2 sampai 4.
Dengan demikian anda memiliki kesempatan memilih jenis demonstrasi mana
yang akan anda sampaikan dengan memperhatikan reaksi pendengar, dan juga
ada cadangan sekiranya salah satu dari demonstrasi tersebut gagal. Jika
anda masih punya cukup waktu, tentu saja anda dapat memperlihatkan
semua demonstrasi yang telah disiapkan.
Agar anda tidak lupa
timing untuk memperlihatkan demonstrasi tersebut, bisa juga disiapkan 1
slide dengan tulisan sederhana "video", sekedar untuk mengingatkan anda
bahwa saat tsb. waktunya untuk menampilkan video (atau demonstrasi
software) kepada pendengar.
Point 5: Perhatikan pengaturan
waktu/scheduling dalam menyampaikan presentasi. Jika presentasi terasa
berjalan lambat, anda perlu untuk meringkas materi yang disajikan.
Biasanya
waktu untuk presentasi dibatasi, sehingga untuk menyampaikan materi
penelitian, anda perlu memperhatikan pembagian waktu untuk tiap slide.
Terutama sekali presentasi di seminar, conference maupun interview
pekerjaan, bila presentasi anda melewati batas waktu yang ditetapkan
akan berakibat kurang baik pada penilaian.
Jadi, rancanglah
pembagian waktu untuk tiap hal yang akan disampaikan. Jika presentasi
ternyata berjalan terlambat dari semestinya, ringkaslah bagian-bagian
yang dapat diringkas, sehingga presentasi dapat berakhir sesuai pada
waktu yang direncanakan. Untuk hal ini, saat anda membuat persiapan
presentasi, urutkan prioritas hal yang tertulis pada slide, sedemikian
hingga bagian atas pada suatu slide berisi hal yagn paling penting,
semakin ke bawah prioritasnya lebih rendah daripada yang di atas. Hal
ini akan membantu anda saat harus melewati bagian-bagian yang tidak
penting, yaitu yang berada di bagian bawah, agar presentasi selesai
tepat waktu.
Hal penting yang tidak boleh dilupakan adalah anda
harus memperhitungkan terlebih dahulu, waktu untuk memperlihatkan
demonstrasi dan waktu untuk tanya jawab.
t = total waktu yang diberikan pada anda
- waktu untuk tanya jawab
- waktu untuk demonstrasi
Hasil
pengurangan tsb. adalah t, yaitu sisa waktu yang anda pergunakan untuk
menyiapkan slide presentasi. Dari slide presentasi tsb. anda bagi ke
dalam beberapa blok, dan alokasikan waktu t tersebut ke dalam tiap blok.
Jika anda tidak dapat memperkirakan jatah waktu tiap blok, maka cobalah
untuk presentasi sambil mengukur waktu untuk tiap blok. Dengan demikian
anda akan dapat memperkirakan, berapa waktu yang diperlukan untuk
masing-masing blok, dan seterusnya aturlah sebagaimana dijelaskan di
atas.
Selanjutnya, jika hal di atas terjadi dan anda harus
men-skip slide, sampaikan pada audience, misalnya "Karena keterbatasan
waktu, rencana presentasi ini
sedikit saya ubah....". (Sukoshi yotei
wo henko shite...). Hal ini memberikan kesan yang jauh lebih baik
daripada anda diam saja saat melewati topik-topik tertentu dalam
pembicaraan.
Point 6: Perlunya berlatih presentasi di depan teman/kolega
Jika
seseorang belum terbiasa melakukan presentasi, dan tiba-tiba diharuskan
memberikan presentasi pada seminar atau forum resmi, seringkali ybs.
gagal dikarenakan kata-kata macet di tengah-tengah, atau penjelasan yang
diberikan ternyata salah. Jika penampilan anda seperti ini, bagaimana
pun bagusnya materi yang akan disajikan, kegagalan tsb. akan membuat
pihak pendengar presentasi anda menjadi kurang percaya dan sulit untuk
menerima argumen anda.
Untuk menghindari kegagalan ini, tidak ada
jalan lain kecuali berlatih presentasi berulang kali. Ajaklah teman
anda di lab. sebagai sparring partner. Mintalah agar dia bersedia
menjadi pendengar, dan berlatihlah seolah-olah anda berada pada situasi
formal yang sebenarnya. Sebaiknya teman yang dipilih adalah orang yang
terbiasa melakukan presentasi. Dengan demikian, dia cukup berpengalaman
untuk dapat melihat sisi-sisi lemah yang perlu dikoreksi, maupun
memberikan masukan bagi presentasi anda.
Lakukan latihan ini
berulang-ulang sampai teman anda tidak dapat menemukan kelemahannya.
Jika anda belum terbiasa melakukan presentasi, sekurang-kurangnya anda
harus berlatih tiga kali. Perbaikilah slide anda jika ada kritikan
terhadap urutan slide maupun kekuranglengkapan lay out presentasi.
Usahakan agar anda dapat merekam latihan presentasi tsb., agar anda
dapat meneliti kembali hal-hal mana yang perlu dikoreksi. Karena latihan
seperti ini karena makan waktu beberapa hari, maka sebaiknya anda mulai
berlatih sejak 3 minggu sebelum hari-H.
Salah satu manfaat
berlatih presentasi di depan orang ini adalah meningkatkan rasa
keberanian dan percaya diri anda. Tidak ada obat untuk menumbuhkan
keberanian dan rasa percaya diri selain membiasakan diri berbicara dan
berpendapat di depan umum.
Point 7 : Cek lah projector sebelum melakukan presentasi
Tidak
ada artinya jerih payah anda menyiapkan slide atau demo software, jika
anda tidak dapat mempresentasikannya pada hari H. Jangan sampai
presentasi anda gagal hanya gara-gara alat tidak dapat bekerja dengan
baik. Untuk menghindari kegagalan semacam ini, sebelum presentasi,
periksalah apakah alat-alat tersebut dapat bekerja sebagaimana yang
diharapkan.
Jika untuk presentasi tersebut, anda harus meminjam
projector, periksalah spesifikasi dan cara instalasinya. Selanjutnya,
datanglah lebih awal daripada jadwal presentasi, dan periksalah sekali
lagi apakah alat tersebut bekerja dengan benar. Ini untuk
mengantisipasi, bila terdapat kerusakan, anda masih memiliki waktu untuk
memperbaiki atau mencari alternatif solusi yang lain.
Saat anda
men-set tampilan proyektor, sebaiknya jangan memakai slide-slide yang
akan dipresentasikan. Disarankan untuk menyiapkan beberapa slide yang
berfungsi sebagai "test-pattern" di halaman-halaman awal file presentasi
anda.
Minggu, 01 Januari 2012 |
0
komentar
0 komentar:
Posting Komentar